Af Simon Schmidt og Søren Mosberg

OPDATERET: No-deal Brexit –  Hvad betyder det for dit SAP-system?

Et helt afgørende succeskriterie for det kommende Brexit er virksomhedernes evne til hurtigt og sikkert identificere de påvirkede medarbejdere. HR-organisationer (Lokale) skal være klar, forvente ændringerne kommer og påvirkede medarbejdere skal informeres.

I øjeblikket er det britiske parlament sat på bænken, alt imens Boris Johnson forsøger at færdiggøre sit politiske manifest om, at Storbritannien forlader EU den 31. oktober, deal or no deal. At bede om udsættelse ligger ham tilsyneladende fjernere end at lægge sig til at dø i en grøft.

Johnsons alternative veje til at indfri sine valgløfter kan også meget vel betyde, at han ser stort på den seneste vedtagelse af en lov, der ulovliggør udfaldet: at Storbritannien forlader EU uden en aftale. Man skal også huske på, at det nuværende udgangspunkt er, at briterne forlader EU den 31. oktober, hvis de ikke beder om udsættelse!

EU er ikke forpligtet til at genforhandle aftalen, og EU er sådan set heller ikke underlagt Britisk lovgivning, så et britisk Exit uden aftale er hel lovligt set fra EU’s side.

På denne baggrund kan man med rette antage, at et no-deal Brexit den 31. oktober er mere sandsynligt end nogensinde før, og derfor bør danske virksomheder med interesser i Storbritannien, værende kunder eller juridiske lokationer være oppe på tæerne i forhold at være beredte til Brexit 31. oktober.

Hvorledes praktiserer din virksomhed rettidig omhu i forhold til dette scenarie?

Det er således uomtvisteligt, at Storbritannien forlader EU, og derved vil alle dine britiske kunder og leverandører med udgangen af oktober forlade det indre marked.

Det betyder, at al handel med Storbritannien pr. 31. oktober vil blive betragtet på linje med nuværende handel med såkaldte tredjelande, og derved forgå under EU’s toldkodeks, nationale og europæiske import- og eksportregler.

Det kan derfor ikke komme som en overraskelse for nogen, at hvis din virksomhed har samhandel med Storbritannien, så står dine forretningsprocesser over for en forandring. Vi vil gerne henlede opmærksomheden på et par SAP-områder, som uden tvivl kræver din virksomheds opmærksomhed.

Strukturelle forandringer

Det faktum at Storbritannien træder ud af EU kan meget vel lede til et behov for en omstrukturering af din virksomhed. Vil det være fordelagtigt at etablere en juridisk enhed i Storbritannien? Er du allerede etableret med firmakoder i Storbritannien, skal disse konfigureres efter de nye forudsætninger. Ligeledes skal stamdata for dine forretningspartnere analyseres og eventuelt korrigeres. Disse ændringer vil naturligvis være indgreb i dit nuværende SAP-system, og derfor kræve test.

Skatte/afgift håndtering

Håndteringen af skatter og afgifter står over for forandringen påtvunget af Brexit.

Det forventes, at EU og Storbritannien implementerer en række toldtiltag, og at disse skal reflekteres i SAP konfigureringen.

Ud over dette skal din virksomhed kigge på momsopsætningen. Hvis din virksomhed allerede er etableret i UK, skal du kigge på momskalkulationsskemaet TAXGB. Det forventes, at nye momskoder vil være påkrævet på transaktioner relateret til udenrigshandel. Momskoder for EU-til-EU- handel skal deaktiveres, da dette ikke længere finder sted.

Udledning af momskoder skal revideres, typisk vil tilgangssekvensen MWST skulle konfigureres anderledes. Ligesom udledningstabellerne skal revideres, hvor tilgangs/afgangs land er ”GB”.

Benytter du de særlige regler inden for EU omkring trekantshandel, vil disse ikke længere være gældende, hvis Storbritannien indgår i din handelstrekant, og du vil afledt heraf skulle momsregistrere din virksomhed i Storbritannien.

Alle stamdata relateret til moms skal gennemgås, det være sig på leverandører, kunder og fabrikker.

Har du intercompany transaktioner med en UK-baseret legal enhed, og har du sat disse transaktioner til køre via EDI, skal du ligeledes gennemgå din EDI momsudledning.

Din virksomhed skal ligeledes gennemgå jeres udgående dokumenter. Fakturaer til UK skal ikke længere påtrykkes ”Free of VAT”.

Danske virksomheder skal også være opmærksomme på, at der efter 31. oktober skal betales (fradragsberettiget) importomsætningsskat på import fra Storbritannien.

Indberetning

Intrastat og EU salgslister: Eftersom at Storbritannien træder ud af EU, skal der ikke længere indberettes intrastat eller EU-salg uden moms fra enheder baseret i Storbritannien, ligesom handel med Storbritannien fra Danmark (eller andre EU-lande) ikke længere skal indberettes.

Toldrapportering: Handel fra EU til Storbritannien vil fremover blive opfattes som eksport (såfremt der ikke indgås en frihandelsaftale) og skal rapporteres til SKAT på tilsvarende vis.

Det betyder konkret, at din virksomhed skal kunne administrere tolddeklarationer, håndtering af EORI-nummer samt oprette brugerkonti til det elektroniske toldafregningssystem, hvis du ikke allerede har dette.

SAP’s anbefalinger

SAP har de seneste 9 måneder frigivet en række noter til håndtering af Brexit. Vi vil gerne henlede opmærksomheden på følgende noter, som indeholder SAP’s anbefalinger til håndtering af et eventuelt ”no-deal Brexit” den 31.oktober.

2749671 – BREXIT: Guidelines in case of “no deal”

2754659 – Recommendations for an unregulated hard (no deal) Brexit in SD

2766616 – Recommendations for an unregulated hard BREXIT (“No deal”) in Materials Management (MM)

2753338 – UK leaving the EU (Brexit) – program adjustments for Intrastat in case of NO DEAL

2752353 – Sales Tax Guidelines in Case of a “No-Deal” Brexit for Cloud Customers

2776981 – UK leaving the EU (Brexit) – Intrastat: Change of the withdrawal date to October 31, 2019 / program correction

Hvad med HR?

Vær forberedt. Brexit vil have en indflydelse på dit HR-system. Særligt i de scenarier, hvor der er medarbejdere:

  1. Placeret i UK
  2. Hvis de er udstationerede i UK
  3. Hvis de er indstationerede fra UK

Først og fremmest er det helt afgørende at kunne identificere påvirkede medarbejdere. Det kan virke temmelig oplagt, men vores erfaring er, at behovet for entydige og rene masterdata. I forbindelse med vores indsatser på GDPR, oplever vi, at virksomheder har en tendens til at begynde at kigge efter brandslangen, når huset står i flammer. Hvorfor ikke løfte blikket og være forberedt? Få foretaget den datavask. Få valideret nationaliteten, arbejdstilladelser, jobstier, udstationerede medarbejderne mens tid er.

  • Er dit HR-system i stand til at varetage relevante, konsoliderede data
  • Er det tid til at introducere Work Permit funktionaliteten i SuccessFactors?
  • Er de relevante rapporter klar til eksekvering i SuccessFactors og SAP HCM?

Hold dine medarbejdere glade i UK

Hvordan det fremtidige britiske arbejdsmarked vil se ud, ligger stadig ikke klart, herunder beskæftigelseslovgivning, indvandringspolitik og længden og driften af ​​enhver overgangsperiode. Derfor bør virksomhederne være forberedte ved proaktivt at sikre en kvalificeret og blivende arbejdsstyrke. Et sandsynligt resultat er en migrationstilpasning, der vil forårsage en fremmedgørelse af en britisk arbejdsstyrke fra et EU-perspektiv. Det ville betyde ansøgning om grundlæggende tilladelser, der i dag er givet. UK-virksomheder med EU-ansatte vil blive berørt. Storbritanniens udvandringer vil blive opfattet som “tredjelandsansatte”. Toldspørgsmål og bevægelsesafgrænsninger. Indstationerede i UK skal ansøge om status som fastboende person osv. Det presser en stabil UK-arbejdsstyrke, når processen med at blive medlem af den vil være besværlig for EU-ansatte. For yderligere at understrege denne udfordring er det faktum, at den nuværende britiske arbejdsstyrke er en lille generation samtidig med at ældresegmentet er i vækst. Derfor vil evnen til at skaffe og fastholde dygtige ansatte i Storbritannien være endnu en uhørt kritisk og konkurrencedygtig dimension.

  • Hvad betyder det for rekruttering i UK?
  • Hvordan designes processerne til at understøtte udstationering og løn?
  • Hvad betyder det for talenthåndteringen med henblik at reducere personaleomsætningen

Der er mange aspekter af disse udfordringer. Danske virksomheder alene har 800 filialer i UK.

2BMs tilgang

I en nyligt publiceret artikel blev formanden for SAP User Group, Paul Cooper, citeret for: “The clock is ticking…It’s a political activity at the moment but once the politicians have agreed what’s going to happen, when and how, organisations are going to have to make decisions about changes they need to make from an SAP and business process perspective.” Denne erklæring viser, at Brexit fylder meget, og det skal det også! Efter 2BM’s erfaring har virksomheder, der tænker fremad, laver beredskabsplanen og følger udviklingen nøje, et stærkere udsyn. De er selvsikre og har et forspring sammenlignet med dem, der ”venter og ser”. Vi råder virksomheder til at starte på opgaven tidligt og være forberedt. I dette perspektiv tilbyder 2BM et “Brexit Readiness Review”, hvor faciliterede workshops afslører, hvilke opgaver der er relevante for din organisation. I gennemgangen vurderer vi også, om udviklingen i dine HR-løsninger er gavnlige. Vi har en bred erfaring inden for både SAP HCM og SAP SuccessFactors, og vi har indsigt i, hvad SAP forventes at levere med hensyn til det kommende Brexit. Derudover konsulterer 2BM en enorm samling af større virksomheder, der står over for lignende udfordringer. Vi kan svare på dit spørgsmål om: ”Hvad gør andre virksomheder? ”

 

Konklusion

Ud over de nævnte problemstillinger findes der også en række andre områder, som bør analyseres med henblik på den nye relation mellem EU og UK. Her tænker vi på de områder, hvor UK Ikke længere behøver at følge EU-regler, eksempelvis håndtering af produktstandarder, mærkninger og immaterielle rettigheder.

Skønt det sidste punktum i UK/EU skilsmissepapirerne endnu ikke er sat, bør virksomheder i EU der handler med Storbritannien, eller som er fysisk tilstede i Storbritannien, på nuværende tidspunkt have igangsat projekter, der sikrer, at deres ERP-system fortsat kan leve op til de ændrede legale krav, der møder dem den 31. oktober.

2BM tilbyder hjælp til disse projekter.

 

 

Simon Schmidt

Simon Schmidt

er senior konsulent i 2BM. Han har stor erfaring inden for SuccessFactors, HCM og User Interfaces herunder Fiori.

Søren Mosberg

Søren Mosberg

Er teamlead for SAP Finance & Development teamet ved 2BM. Han har arbejdet med SAP Finance i mere end 20 år, både som arkitekt i nogle af Danmarks største SAP installationer, men også som konsulent i en bred vifte af virksomheder i Danmark og udlandet. Han er desuden Certificeret inden for S/4HANA Finance.

Vil du vide mere om konsekvenserne af Brexit?

13 + 5 =

Share This