Projektacceleratorer i SuccessFactors implementeringer

Kender du følelsen, når du køber et produkt, som du ser frem til at modtage – og når du så har brugt det, tænker du: “Var det virkelig det”? Jeg har mødt et par kunder med denne følelse efter at have implementeret deres nye SuccessFactors system. Spørgsmålet er hvorfor?

Der kan være mange og meget individuelle forklaringer på dette, men vi mener at have identificeret nogle få, der synes at være mere almindelige.

De mest almindelige årsager til, at kunder ikke realiserer det fulde SuccessFactors potentiale:

1. SuccessFactors implementeringsprojekter køres med fokus udelukkende på selve IT-leverancen
2. SuccessFactors løsningen er designet til at være for kompleks – less is more
3. SuccessFactors moduler er implementeret for hurtigt
4. SuccessFactors drift er ikke godt nok forankret

Læs mere: Optimering af HR med 2BMs SuccessFactors pakkeløsning

Ad 1) SuccessFactors implementeringsprojekter køres med fokus udelukkende på selve IT-leverancen

SuccessFactors er et forretningssystem helt ind til benet – det bruges af forretningen, det er et system designet til at øge forretningens eksekveringsgrad, og det er forretningen der tager 95% af designbeslutningerne i projektet, når SuccessFactors implementeres. Derfor skal SuccessFactors implementeringer også ske med en forretningsmæssig tilgang i tankerne og ikke kun fokusere på den centrale IT-leverance.

Ved implementering af SuccessFactors er det vigtigt, at forretningsprocesser, governance og Change Management, er afstemt med IT-leverancen som projektet skrider frem. Det nye SuccessFactors system skal være en naturlig forlængelse af virksomhedens nye, tilrettede offline processer, ligesom processer og systemer bør skabe synergier og ikke gøre livet vanskeligere. Dette kræver nøje overvejelser af procesdesign, og hvordan processer, governance og systemet er designet med henblik på at styrke hinanden. Din governance vil sandsynligvis også blive væsentligt påvirket af dit nye HR-system, og derfor er du nødt til at gennemgå og justere governance for at optimere match med tilrettede processer og nye systemer. Nu, hvor vi taler om væsentlige påvirkninger, så har du brug for at forberede forretningen, og på trods af at SuccessFactors har en temmelig kort implementeringstid, kræver påvirkningen af projektgennemførelsen omhyggelig Change Management – ALTID!

Endelig ser vi ofte, at kunderne har travlt med at færdiggøre projektet og komme i drift. Ofte er folk, der er involveret i projektet, trætte efter at have arbejdet mange timer i en periode, da de både håndterer projektopgaver og normal, daglig drift. Derfor bliver den vigtige proces med at implementere den nye løsning, hvor systemet rulles ud til hele organisationen, herunder uddannelse, kommunikation, sikring af, at brugerne får en positiv førstegangsoplevelse og styrke fordelene ved denne ændring, en træg og underprioriteret affære.

Ad 2) SuccessFactors løsningen er designet til at være for kompleks – less is more

Ved implementeringen af SuccessFactors er det nemt at glemme dine overordnede projektsucceskriterier. Du vil blive præsenteret for en lang liste af super cool værktøjer og funktioner – men har du virkelig brug for dem alle? Hvis ikke, eller hvis kun HR ønsker dem, så lad være med at implementere dem.

Vores erfaring er, at kunderne skal følge nogle få enkle designprincipper, hvor én ting er over alt andet. Vi kalder det ”Intuplicity”. Dit system skal være intuitivt, og det skal signalere enkelhed (simplicity). Intuitiv betyder, at folk vil være i stand til at bruge systemet på trods af måske kun at bruge et modul et par gange om året; det betyder, at uddannelsen holdes på et minimum, og det indebærer brugervenlighed. Enkelhed betyder, at brugerne ikke ønsker systemer fyldt med funktionalitet, knapper og information – de ønsker nemme applikationer, der gør en opgave enkel at udføre. Alt det ”ekstra” skaber kun forvirring og slører formålet med opgaven.

Ad 3) SuccessFactors moduler er implementeret for hurtigt

Slam, bam, klar til at rulle. Dette er én måde at håndtere en SuccessFactors implementering, men vær realistisk. Der er mange omstændigheder, der skal styres som en del af projektet. Du bør sørge for, at dit projektteam holdes beskæftiget og holder momentum, men de bør aldrig tvinges til at gøre fremskridt hurtigere, end teamet er i stand til at kapere og forstå. Dette er ikke kun i forhold til systemet, men i overvejende grad den fulde sammenhæng, som systemet vil fungere som en del af, inklusiv forretningsprocesser, governance og den forandring, der introduceres for alle elementer.

Standard er fint. Faktisk, er det rigtig fint. Men bare at hamre et nyt system ind på 2-3 uger med minimal kundeinvolvering og engagement er for 9 ud af 10 kunder en metode, der vil ende med ikke at realisere investeringens fulde forretningsværdi og være meget dyrere i det lange løb. Dette er forårsaget af fejl i systemet, manglende uddannelse og forståelse af systemet og de nødvendige ændringer i processer for nøglepersoner i implementeringsprocessen og sidst, men ikke mindst, på grund af ændringsanmodninger, efter at projektet er gået live.

Ad 4) SuccessFactors drift er ikke godt nok forankret

Den sidste af de fire grunde har at gøre med manglende forankring i IT. Mange IT-afdelinger er stadig ved at finde deres egne ben i cloud-teknologiens verden. Det at være uvant med teknologien, og hvordan man finder en god model/governance til cloud-drift, skaber en risiko for organisationen. Dette forstærkes af, at 95% af beslutningerne i en SuccessFactors implementering træffes af forretningen og ikke af IT. Prøv altid at holde dit mål for øje – det operationelle ansvar for IT-systemer er fortsat i IT – IKKE i HR.

Step 1 er at være opmærksom på disse faldgruber. Step 2 er at vælge en partner, der udfører en implementering under hensyntagen til dette. Step 3 er at bruge disse temaer som acceleratorer for en vellykket SuccessFactors implementering.

I denne blog ønsker vi blot at ridse overfladen og give fremtidige og eksisterende SuccessFactors kunder en kort heads-up. Ring til os eller book et møde for at høre mere om en alternativ tilgang til implementering af SuccessFactors, så du kan realisere det fulde potentiale af din SuccessFactors investering.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med din SuccessFactors-rejse